« Stratégies RH face à l’essor des réseaux sociaux »

Newsletter EFE – 28/05/13

Quels  risques  pour l’entreprise ? Des risques à plusieurs niveaux : le contrôle de l’information, l’image de l’entreprise, les conséquences d’usage détournés des outils mis à disposition.

• la gestion des données et leur fiabilité constituant des éléments d’une extrême sensibilité, la perte du contrôle de l’information devient un risque croissant pour l’activité de l’entreprise.
• l’image de l’entreprise peut être fortement et rapidement atteinte par la diffusion non maitrisée de critiques, rumeurs, mise en cause des produits de l’entreprise ou de ses dirigeants.
• différents usages détournés des outils mis à disposition des salariés peuvent engager la responsabilité de l’entreprise pour des comportements illégaux (accès sites interdits, téléchargements illicites..), ou encore porter préjudice à son fonctionnement par des utilisations à des fins personnelles, marchandes ou ludiques.

Quels  avantages ? 4 domaines au moins où l’utilisation des réseaux sociaux procurent des avantages : l’acquisition de compétences et les modes d’apprentissage, l’organisation et le management, les manières de travailler, l’intégration des jeunes générations ;

• le développement des capacités d’initiative, de création et d’innovation par la pratique facilitée de l’échange et  du débat via les nouvelles technologies ; également des modes d’apprentissage et de formation rénovés par l’utilisation de systèmes interactifs.
• l’impact sur l’évolution des organisations et des modes de fonctionnement par plus de transversalité, l’allègement de la ligne hiérarchique avec des pratiques managériales davantage centrées sur le développement de la coopération au sein d’équipes issues d’horizons souvent différents.
• la diversité des formes de collaborations: télétravail, groupes de projets inter entreprise, travail indépendant,  multi activité…
• l’intégration des jeunes générations avec des réponses plus adaptées à leurs comportements et à leurs attentes.

Quelle politique RH avez-vous mis en oeuvre ? Des actions d’accompagnement en termes de communication, déontologie et management .

• une communication claire et complète , en utilisant tous les outils internes de communication, auprès des salariés  pour expliquer les objectifs poursuivis par l’entreprise et les modalités pratiques d’utilisation des systèmes d’information et des réseaux sociaux via les outils de travail : logique de compréhension et d’appropriation.
• l’affirmation de garanties essentielles concernant la protection des libertés individuelles et collectives et la confidentialité des données personnelles : logique de transparence sur les dispositifs de contrôle et de traçabilité.
• la sensibilisation/formation des managers pour la diffusion d’une culture de sécurité et de confidentialité au sein de l’entreprise : logique de relais et de soutien managérial.

  Quelles précautions juridiques  à recommander ? 4 précautions indispensables : la validité juridique  du support contenant les règles, les relations avec les représentants des personnel, le respect des obligations à l’égard de la CNIL et si besoins, la mise en place de délégations de pouvoirs adhoc .

• l’intégration des règles dans le règlement intérieur (ou dans une annexe) assure un support juridique opposable à l’ensemble des collaborateurs .
• la procédure d’information /consultation du comité d’entreprise est une nécessité qui a également une portée pédagogique .
• les formalités à l’égard de la CNIL doivent être respectées pour la validité des dispositifs de contrôle mis en place et la protection des données. Le correspondant CNIL désigné par l’entreprise peut être un appui efficace pour assurer la conformité aux normes en vigueur .
• des délégations de pouvoirs données aux Managers de responsabilité contribuent également à la clarification des responsabilités engagées et à la protection de l’entreprise.