Les entreprises de plus de 300 salariés sont tenues de disposer d’une Base de données économiques et sociales (BDES) regroupant les informations à transmettre aux instances de représentation du personnel : CE, DP, CHSCT, OS.
Quelques recommandations pour assurer une mise en place sécurisée :
- Effectuer un audit interne
L’objectif étant de permettre aux IRP d’appréhender l’impact des orientations stratégiques de l’entreprise, la BDES doit devenir un outil du dialogue social. A cette fin, la réalisation d’un audit interne est utile pour faire le lien entre l’existant et les nouvelles dispositions ; il est également nécessaire de réfléchir au niveau de confidentialité et de périodicité de chaque information à diffuser.
- Pratiquer de manière concertée
Associer l’ ensemble des fonctions impactées par les nouvelles obligations : RH, Finances, Systèmes d’information,.. est indispensable pour faire de la BDES un véritable outil d’entreprise. Les SI doivent particulièrement être impliqués sur les niveaux d’accès et la durée de confidentialité des informations.
- Engager le débat avec les organisations syndicales
Négocier ou au moins avoir une sérieuse concertation pour éviter les problèmes ultérieurement est incontournable : contenu des documents, indicateurs sociaux et financiers, périodicité et information sur les mises à jour, conditions d’accès, traçabilité des échanges, calendrier de mise en œuvre sont les points majeurs à traiter.
- Accompagner la mise en oeuvre
Par une communication interne adaptée et des actions de formation pour les responsables en charge de l’outil. La RH doit aussi être formée sur les modalités de fonctionnement de la BDES. Une charte d’utilisation et sur la protection des données, largement diffusée dans l’entreprise,complète utilement le dispositif d’accompagnement. .
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