Selon les articles 13 et 14 du RGPD, quel que soit le support de collecte utilisé (formulaire, questionnaire, etc.) celui-ci doit comporter les informations relatives à :
-l’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement ;
– le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;
– les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement ;
– les catégories de données à caractère personnel concernées ;
– le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel (service interne à l’entreprise, prestataire…) ;
– la durée de conservation des données ;
– les modalités selon lesquelles les intéressés peuvent exercer leurs droits (via leur espace personnel sur le site internet de l’entreprise, par un message sur une adresse email dédiée, par un courrier postal à un service identifié…) ;
– en cas de transfert de données hors de l’Union européenne, l’indication du pays concerné, l’existence ou l’absence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission européenne ou la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d’en obtenir une copie ou l’endroit où elles ont été mises à disposition.
Ces informations doivent être données :
– dès la collecte des données dans le cas où celle-ci sont recueillies directement auprès du salarié (lors de l’embauche, par exemple) ;
– au maximum un mois après cette collecte si les données sont recueillies de façon indirecte, auprès d’une autre source.
Cependant, elles n’ont pas à être fournies si le salarié en dispose déjà.
La CNIL préconise d’informer ces derniers à chaque fois qu’il leur est demandé des informations (ex: mises à jour de données administratives, demande de formation, formulaire d’entretien d’évaluation…) ou lors de la mise en place d’un dispositif de surveillance, selon des modalités à déterminer selon l’organisation de l’entreprise (note de service, avenant au contrat de travail, Intranet, annexe au bulletin de paie …
Pour en savoir plus: https://www.efl.fr/actualites/social/contrat-de-travail/details.html?ref=UI-f5a39cbb-c7e3-4583-a218-9114d6280a4d&eflNetwaveEmail
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