Fixer le cadre de travail numérique dans les entreprises : pourquoi, comment ?

Les outils de communication numériques sont ultra-présents dans le travail quotidien des salariés et ont été profondément impactés par la transformation digitale. Si ces outils apportent beaucoup, leur utilisation emporte des  conséquences pouvant être importantes en termes de stress et de fatigue. La crise sanitaire a amplifié certains aspects négatifs : d’où la nécessité de fixer un cadre de travail numérique. Si l’enjeu est central pour assurer la santé et la sécurité des collaborateurs, c’est aussi une opportunité d’innover en termes de santé et de sécurité au travail.  

*Les effets négatifs du recours aux outils de communication numérique :  notamment « zoom fatigue », présentéisme numérique avec 4 catégories d’effets négatifs :

–effets liés au nombre de canaux de communication avec un empilement des moyens de communication, démultipliant les canaux à gérer par un même salarié.

–effets liés à la nature même des canaux de communication : risques de zappings et de déconcentration, fatigue cognitive, stress lié à une pression à la réponse immédiate…

–effets liés au contenu des échanges eux-mêmes : risques des incivilités numériques sur la santé des salariés, manque, et/ou absence, de politesse dans les e-mails, jeux tactiques (mettre en copie pour se couvrir), jeux de désengagement (passer le sujet brulant à quelqu’un d’autre)…

– effets de présentéisme numérique(rester connecté pour montrer qu’on travaille), et d’opportunisme numérique (répondre rapidement à son supérieur en dehors des heures de travail)….

*Qu’est-ce que le cadre de travail ? Le travail a besoin d’un cadre pour permettre à chaque salarié de pouvoir tenir son rôle et réaliser sa mission : fournir un cadre de travail suppose de s’assurer que chaque salarié connaisse ses missions et leur sens, l’organisation du travail et les modes relationnels définis. Le cadre de travail doit préciser les comportements proscrits au sein de l’équipe, tricher, mentir, manipuler… Attention cependant à ne pas confondre autorité et autoritarisme : incarner l’autorité, c’est être capable d’établir et de faire respecter des règles s’appuyant sur des valeurs communes tandis que l’autoritarisme consiste à faire appliquer, souvent par la peur, des règles édictées exclusivement par le top management. Faire cette distinction est essentielle dans une période où on oublie que l’autorité est nécessaire, et où la confusion existe entre intégrité managériale, bienveillance, mode relationnel  « copains-copains ».  Quelques pistes d’action pour mettre en place un cadre de travail au sein d’une équipe.

-être fixé par le manager/direction ou co-construit avec les collaborateurs, ce qui est souhaitable dans les structures où le climat organisationnel est sain en s’appuyant sur les valeurs ou la mission de l’entreprise. Si les relations d’équipe sont compliquées, le manager/direction devra fixer le cadre de travail en en donnant le sens et en exprimant clairement les conséquences du non-respect. 

–être affiché, communiqué de manière physique ou virtuelle et être intégré au processus de recrutement pour permettre au nouvel embauché de s’approprier les règles en toute connaissance.

-être intégré dans les règles de vie qui unissent le collectif pour faire partie des éléments de langage quotidiens et être repris en toute occasion. 

– le cadre de travail étant posé, connu de tous et respecté, approprié, il est possible de créer, développer, piloter l’activité comme on le souhaite parce que ce qui fait sens pour le collectif est garanti.  Néanmoins, la vigilance s’impose assurer la bonne mise en œuvre et le cas échéant les évolutions utiles. 

*Comment s’y prendre pour fixer le cadre de travail numérique ? Au-delà de la définition du cadre de travail général, le cadre du travail numérique doit s’y ajouter en fixant les canaux numériques de communication au sein de l’équipe, ainsi qu’avec les clients internes/externes, les usages attendus et proscrits. Ces règles sont à mettre en place au niveau de l’équipe tout en respectant les règles de l’entreprise ; elles doivent être animées au niveau de l’équipe par le manager. Quelques étapes facilitant le processus :

–analyser les usages actuels de l’équipe en fonction des types d’interlocuteurs, et les avantages/difficultés soulevés : ceci peut se faire via une réunion plénière, des entretiens annuels  ou autre échange individuel avec les membres d’une équipe, par quelques collaborateurs en charge de faire l’analyse…sachant qu’il est essentiel de présenter les travaux à l’ensemble de l’équipe…

–bâtir le cadre numérique de travail : la manière coopérative est à privilégier en traitant différents points : °Quels  canaux de communication à privilégier? Avec qui et dans quel contexte? Quels délais de réponses attendus et comment elles doivent se faire ? °Quelle forme pour les contenus? Construction des messages, Formules de politesse…°Quelles périodes d’utilisation pouréviter la porosité sphère privée/sphère professionnelle. 

–animer le cadre de travail numérique via différents leviers ; accompagner l’équipe sur les règles fixées ; rappeler  lors des rituels managériaux l’importance des règles du cadre de travail numérique ;  soutenir l’équipe, face à un client mécontent si les règles du cadre de travail numérique ont été respectées et que cela a engendré un mécontentement ;  montrer l’exemple. 

-faire évoluer si nécessaire : rester à l’écoute (signaux faibles des difficultés rencontrées) et être flexible en étant capable de réorganiser le cadre de travail numérique en cas de besoin.

Pour en savoir plus : https://www.rhinfo.adp.com/rhinfo/2021/fixer-le-cadre-de-travail-numerique-dans-les-entreprises/